Замість введення

При написанні статті я ґрунтувалася на своєму досвіді роботи в продуктових компаніях та досвіді побудови процесу рекрутингу у нашому EvoTalents team.

Корисні рекомендації знайдуть для себе Recruitment Leads та Recruiters, перед якими стоїть завдання збільшити ефективність роботи та налагодити процес у команді.

У статті прописані основні речі, які застосовні для аутсорсингових/аутстаффінгових компаній, продуктових компаній та рекрутингових агентств. Навіть якщо ви працюєте самостійно на фрілансі, багато моментів можна застосувати і для вас.

Під Hiring Managers ми маємо на увазі зовнішніх клієнтів у випадку, якщо ви працюєте в агентстві або аутсорсингу/аутстафінгу. Або внутрішніх клієнтів (керівників підрозділів, для яких ви шукаєте людей), у разі роботи у продуктовій компанії.

Стаття досить об'ємна, тому заваріть собі філіжанку ароматної кави і повертайтеся до нас ;)

Перш ніж перейти до конкретних рекомендацій, давайте подивимося, з ким рекрутер взаємодіє у процесі своєї роботи.

Як бачимо, робота рекрутера більшою мірою зав'язана на чотирьох групах людей: безпосередній керівник, команда, хайрінг менеджери та кандидати.

Для того, щоб розуміти які процеси потрібно впровадити/автоматизувати, детально проаналізуємо взаємодію з кожною групою та подивимося, які процеси найбільш важливі.

Виходячи з усього вищепереліченого, ви вже можете зрозуміти які з процесів у вас не працюють, що заважає вашій ефективності і на що варто насамперед звернути увагу.

Нижче наведу основні рекомендації, які допоможуть зробити процес рекрутингу більш налагодженим та ефективним.

Excel чи вибираємо базу кандидатів?

Насправді, цей пункт допоможе вам вирішити багато питань, пов'язаних з кожною з чотирьох груп людей.

Нещодавно ми провели опитування серед IT рекрутерів Україны й здивувались такій статистиці:

30% рекрутерів використовують Excel як базу кандидатів.

Якщо ви виберете якісну базу кандидатів замість Excel, вона дасть вам можливість:

Організувати роботу з кандидатами

1. Вести комунікації із кандидатами. Багато ATS допомагають робити розсилки, листуватись з кандидатами, запрошувати їх на інтерв'ю та давати зворотний зв'язок через систему.
2. Бачити історію спілкування з кожним кандидатом. Ринок не такий великий і рано чи пізно ви повертаєтеся до кандидатів, з якими вже спілкувалися. Тому важливо знати, чим закінчилося ваше попереднє спілкування та розуміти, чи готові ви зараз розглядати кандидата повторно.
3. Зберігати та швидко знаходити в базі кандидатів, яких можливо вже немає у Linkedin.
4. Не втрачати інформацію, вчасно давати зворотний зв'язок, ставити нагадування тощо.

Організувати роботу з керівником

1. Ваш керівник може розподілити вакансії між командою.
2. Він бачить процес по кожній з вакансій, і йому не обов'язково щодня уточнювати цю інформацію у вас.
3. Керівник бачить звіти та аналітику в базі і може вчасно зреагувати та допомогти вам у разі будь-яких проблем.

Організувати работу в команді

1. Розподілити вакансії у команді та поставити відповідальних.
2. Ви бачите з ким спілкується ваш колега і таким чином не пишете водночас одному кандидату.
3. Плюс якщо у майбутньому ваш колега повернеться до кандидата, з яким ви раніше спілкувалися, він матиме історію вашого спілкування.

Організувати роботу з хайрінг менеджерами

1. У багатьох системах є можливість прикріплювати до вакансії хайринг менеджера і він бачитиме процес.
2. Там же хайрінг менеджер може давати зворотний зв'язок.
3. Із системи можна надсилати запрошення на інтерв'ю, а потім відправляти зворотний зв'язок.
4. Ну і звичайно, за бажання хайринг менеджер може дивитися аналітику та вчасно реагувати, якщо щось йде не так.

Систем дуже багато й вам самим краще вибрати максимально підходящу для вас.

Рекомендую подивитись огляд ATS Міши Притули на цю тему, він зібрав дуже багато інформації, яка допоможе вам визначитися.

Ви можете контролювати лише те, що вимірюєте

Як тільки ви організували свою роботу в базі, можна переходити до теми цифр та аналітики.

Як багато рекрутерів знають воронку по кожній вакансії і виходячи з цього можуть ставити естімейти та працювати над своєю ефективністю?

Чи ви досі вважаєте, що рекрутер не може впливати на результат та закриття вакансій – це просто вплив людського чинника?

Наявність хорошої бази полегшить вам завдання та автоматизує аналітику вашої роботи.

На що варто звертати увагу:

1) Воронка (як у продажах)

За якою ви бачите, скільки ви прописали кандидатів, скільки з них відповіло, скільки прийшло на інтерв'ю, зробило тестове завдання, отримало та прийняло оффер.

Ось приклад воронки, яку формує CleverStaff:

Навіщо нам потрібна ця інформація?

По-перше, ви бачите конверсію та розумієте, що для закриття однієї вакансії вам потрібно: прописати 70 кандидатів, з них співбесідувати 12 та зробити оффер.

По-друге, виходячи з цієї інформації, ви можете впливати на свої результати. Наприклад, збільшити кількість кандидатів на старті. Або побачити, що мало кандидатів вам відповідає та опрацювати більш персональне повідомлення.

По-третє, ви бачите проблеми, над якими варто працювати.
Наприклад, на малюнку це 4 відправлені оффери і тільки 1 прийнятий. На це варто звернути увагу і подумати, чому так сталося і чому попередні 3 кандидати відмовилися від оффера.

Також я б звернула увагу на те, що з надісланих 18 кандидатів клієнту, на співбесіду запросили лише 12. Варто подивитись детальніше, чому інші не пішли далі за процесом, можливо детальніше обговорити з клієнтом вимоги, щоб показувати максимально релевантних кандидатів.

2) Терміни закриття вакансій

Знаючи скільки часу йде на закриття однієї вакансії, ви зможете предметно спілкуватися з хайрінг менеджером та давати естімейти.

Плюс це допоможе пояснити, чому неможливо закрити вакансію “на вчора” і скільки реально на неї потрібно часу.

3) Кількість закритих вакансій на місяць / квартал

Розуміючи цю інформацію, ви можете співвідносити потреби бізнесу з ефективністю роботи рекрутмент команди. Це дає можливість планувати зростання компанії / завантаження команди / розуміти, чи потрібен вам ще один рекрутер у команду або можливо на якомусь етапі варто підключити агентство.

У будь-якому випадку ви та ваш керівник зможете управляти цим процесом, а не гасити пожежі.

Цілі та естімети

Після того, як ви подивилися на аналітику вашої роботи, ви можете планувати та ставити цілі із закриття конкретних вакансій.

Тут важливо відзначити, що найкраще людина досягає тих цілей, які поставила собі сама.

Звичайно, є цілі бізнесу, але важливо не просто спустити їх зверху вниз, а й запитати у команди, чи готові вони закрити всі ці вакансії та в які терміни.

І на жаль тут часто ми стикаємося з "вакансіями на вчора".

Засмучу вас, вакансії на вчора не закриваються, тому що рекрутинг – це процес.
Тому набагато ефективніше заздалегідь планувати зростання компанії. Якщо є можливість, зробіть план на рік, далі розбийте його поквартально та помісячно, виходячи з пріоритетів. Порахуйте плинність кадрів за минулий рік та додайте ці цифри. Далі щомісяця оновлюйте інформацію.

Далі розподіліть вакансії усередині команди. Я прихильник того, щоб кожен рекрутер самостійно вів вакансію, таким чином не розмивається відповідальність та не виникає нездорова конкуренція у команді.

І через те, шо рекрутер вже знає статистику по закритих вакансіях різного рівня, він може давати керівництву естімейти по закриттю нових вакансій. Плюс планувати свою діяльність (скільки кандидатів на тиждень потрібно проконтактувати, показувати клієнту, провести інтерв'ю тощо).

Ефективні комунікації

Незалежно від того, працюєте ви в офісі чи віддалено, вам важливо для ефективної роботи бути на зв'язку з усіма, хто зав'язаний на процесі рекрутингу.

Тут виокремлю два важливі пункти:

1) Додаток для швидких комунікацій

Швидше за все у вашій компанії вже обрано месенджера для спілкування всередині компанії. Організуйте цей простір максимально ефективно для себе. Подумайте, можливо варто створити окремі чати/канали. Таким чином не потрібно буде повторювати однакову інформацію різним людям.

Ми командою раніше використовували Telegram для внутрішніх комунікацій, нещодавно перейшли до Slack. У кожному месенджері є свої плюси та мінуси. Вибирайте той, що найкраще підходить для вашої команди.

2) Daily or weekly meetings

Також продумайте зручний формат особистого спілкування з керівником, командою, хайрінг менеджерами. Для кожної команди працюватиме щось своє.
Можливо вам допоможуть щоденні короткі зустрічі/дзвінки, на яких ви обговорюватимете над якими завданнями працюєте, які є проблеми та чи потрібна допомога.
Можливо вам вистачить зустрічей/дзвінків з усією командою раз на тиждень, а також щотижневих 1:1 з Team Lead. Саме такий формат працює у нашій команді.

І трохи корисних посилань

Calendly  — допомагає організувати інтерв'ю для кількох людей, при цьому не уточнюючи про вільний час у кожного, а бачачи цю інформацію в календарі.

Zoom  — відмінний додаток для дзвінків, добре працює навіть при великій кількості людей. Також можна робити запис відеодзвінків.

Slack  — поки що з усього, що ми пробували, найзручніше місце для комунікацій командою.

Якщо ви працюєте як зовнішній рекрутер, почитайте статтю про те, як зробити вашу роботу продуктивнішою.
Якщо працюєте віддалено, вам буде цікаво також почитати цю статтю.