Вместо введения

При написании статьи я основывалась на своем опыте работы в продуктовых компаниях и опыте построения процесса рекрутинга в нашей EvoTalents team.

Полезные рекомендации найдут для себя Recruitment Leads и Recruiters, перед которыми стоит задача увеличить эффективность работы и наладить процесс в команде.

В статье прописаны основополагающие вещи, которые применимы для аутсорсинговых / аутстаффинговых компаний, продуктовых компаний и рекрутинговых агентств. Даже если вы работаете самостоятельно на фрилансе, многие моменты применимы и для вас.

Под Hiring Managers мы подразумеваем внешних клиентов в случае, если вы работаете в агентстве или аутсорсинге / аутстаффинге. Или внутренних клиентов (руководителей подразделений, для которых вы ищете людей), в случае работы в продуктовой компании.

Статья достаточно объемная, поэтому заварите себе чашечку ароматного кофе и возвращайтесь к нам ;)

Прежде, чем перейти к конкретным рекомендациям, давайте посмотрим, с кем рекрутер взаимодействует в процессе своей работы.

Как видим, работа рекрутера в большей степени завязана на четырех группах людей: непосредственный руководитель, команда, хайринг менеджеры и кандидаты.

Для того, чтобы понимать какие процессы нужно внедрить / автоматизировать, проанализируем детально взаимодействие с каждой группой и посмотрим, какие процессы наиболее важны.

Исходя из всего вышеперечисленного, вы уже можете понять какие из процессов у вас не работают, что мешает вашей эффективности и на что стоит в первую очередь обратить внимание.

Ниже приведу основные рекомендации, которые помогут сделать процесс рекрутинга более налаженным и эффективным.

Excel или выбираем базу кандидатов?

На самом деле этот пункт поможет вам решить многие вопросы, связанные с каждой из четырех групп людей.

Недавно мы провели опрос среди IT рекрутеров Украины и удивились такой статистике:

30% рекрутеров используют Excel как базу кандидатов.

Если вы выберете качественную базу кандидатов вместо Excel, то она даст вам возможность:

Организовать работу с кандидатами

1. Вести коммуникации с кандидатами. Многие ATS помогают делать рассылки, вести переписку с кандидатами, приглашать на интервью и давать обратную связь через систему.
2. Видеть историю общения с каждым кандидатом. Рынок не такой большой и рано или поздно вы возвращаетесь к кандидатам, с которыми  уже общались. Поэтому важно знать, чем закончилось ваше предыдущее общение и понимать, готовы ли сейчас рассматривать  кандидата повторно.
3. Хранить и быстро находить в базе кандидатов, которых возможно уже нет в Linkedin.
4. Не терять информацию, вовремя давать обратную связь, ставить напоминания и т.д.

Организовать работу с руководителем

1. Ваш руководитель может распределить вакансии между командой.
2. Он видит процесс по каждой из вакансий и ему не обязательно каждый день уточнять эту информацию у вас.
3. Руководитель видит отчеты и аналитику в базе и может вовремя среагировать и помочь вам в случае каких-либо проблем.

Организовать работу в команде

1. Распределить вакансии в команде и поставить ответственных.
2. Вы видите с кем общается ваш коллега и таким образом не пишете одновременно одному кандидату.
3. Плюс если в будущем ваш коллега вернется к кандидату, с которым вы ранее общались, у него будет история вашего общения.

Организовать работу с хайринг менеджерами

1. Во многих системах есть возможность прикреплять к вакансии хайринг менеджера и он будет видеть процесс.
2. Там же хайринг менеджер может давать обратную связь.
3. Из системы можно отправлять приглашение на интервью и затем отправлять обратную связь.
4. Ну и конечно при желании хайринг менеджер может смотреть аналитику и вовремя реагировать, если что-то идет не так.

Систем очень много и вам самим лучше выбрать максимально подходящую для вас.

Рекомендую посмотреть обзор ATS Миши Притулы на эту тему, он собрал очень много информации, которая поможет вам определиться.

Вы можете контролировать только то, что измеряете

Как только вы организовали свою работу в базе, можно переходить к теме цифр и аналитики.

Как много рекрутеров знают воронку по каждой вакансии и исходя из этого могут ставить эстимейты и работать над своей эффективностью?

Или вы до сих пор считаете, что рекрутер не может влиять на результат и закрытие вакансий — это просто влияние человеческого фактора?

Наличие хорошей базы облегчит вам задачу и автоматизирует аналитику по вашей работе.

На что стоит обращать внимание:

1) Воронка (как в продажах)

По которой вы видите, сколько вы прописали кандидатов, сколько из них ответило, сколько пришло на интервью, сделало тестовое задание, получило и приняло оффер.

Вот пример воронки, которую формирует CleverStaff:

Зачем нам нужна эта информация?

Во-первых, вы видите конверсию и понимаете, что для закрытия одной вакансии вам нужно: прописать 70 кандидатов, из них прособеседовать 12 и сделать оффер.

Во-вторых, исходя из этой информации вы можете влиять на свои результаты. К примеру, увеличить кол-во кандидатов на старте. Или увидеть, что мало кандидатов вам отвечает и проработать более персональное сообщение.

В-третьих, вы видите проблемы, над которыми стоит работать.
Например, на рисунке это 4 отправленных оффера и только 1 принятый. На это точно стоит обратить внимание и подумать, почему так произошло и почему предыдущие 3 кандидата отказались от оффера.

Также я бы обратила внимание на то, что из присланных 18-ти кандидатов клиенту, на собеседование пригласили только 12. Стоит посмотреть детальнее, почему остальные не пошли дальше по процессу, возможно детальнее обсудить с клиентом требования, чтобы показывать максимально релевантных кандидатов.

2) Сроки закрытия вакансий

Зная сколько времени уходит на закрытие одной вакансии, вы сможете предметно общаться с хайринг менеджером и давать эстимейты.

Плюс это поможет объяснить почему невозможно закрыть вакансию “на вчера” и сколько реально на неё потребуется времени.

3) Количество закрытых вакансий в месяц / квартал

Понимая эту информацию, вы сможете соотносить потребности бизнеса с эффективностью работы рекрутмент команды. Это дает возможность планировать рост компании / загрузку команды / понимать нужен ли вам ещё один рекрутер в команду или возможно на каком-то этапе стоит подключить агентство.

В любом случае вы и ваш руководитель сможете управлять этим процессом, а не тушить пожары.

Цели и эстимейты

После того, как вы посмотрели на аналитику вашей работы, вы можете планировать и ставить цели по закрытию конкретных вакансий.

Тут важно отметить, лучше всего человек достигает тех целей, которые поставил себе сам.

Конечно, есть цели бизнеса, но важно не просто спустить их сверху вниз, но и спросить у команды, готовы ли они закрыть все эти вакансии и в какие сроки.

И к сожалению тут зачастую мы сталкиваемся с “вакансиями на вчера”.

Огорчу вас, вакансии на вчера не закрываются, т.к. рекрутинг — это процесс.
Поэтому намного эффективнее заранее планировать рост компании. Если есть возможность, сделайте план на год, далее разбейте его поквартально и помесячно, исходя из приоритетов. Посчитайте текучесть кадров за прошлый год и добавьте эти цифры. Далее каждый месяц обновляйте эту информацию.

Далее распределите вакансии внутри команды. Я приверженец того, чтобы каждый рекрутер самостоятельно вел вакансию, таким образом не размывается ответственность и не возникает нездоровая конкуренция в команде.

И т.к. рекрутер уже знает статистику по закрытым вакансиям разного уровня, он может давать руководству эстимейты по закрытию новых вакансий. Плюс планировать свою деятельность (сколько кандидатов в неделю нужно проконтактировать, показывать клиенту, провести интервью и т.д.)

Эффективные коммуникации

Не зависимо от того, работаете вы в офисе или удаленно, вам важно для эффективной работы быть на связи со всеми, кто завязан в процессе рекрутинга.

Тут выделю два важных пункта:

1) Приложение для быстрых коммуникаций

Скорее всего в вашей компании уже выбран мессенджер для общения внутри компании. Организуйте это пространство максимально эффективно для себя. Подумайте, возможно стоит создать отдельные чаты / каналы. Таким образом не нужно будет повторять одинаковую информацию разным людям.

Мы командой ранее использовали Telegram для внутренних коммуникаций, недавно перешли в Slack. В каждом мессенджере есть свои плюсы и минусы. Выбирайте то, что максимально подходит для вашей команды.

2) Daily or weekly meetings

Также продумайте удобный формат личного общения с руководителем, командой, хайринг менеджерами. Для каждой команды будет работать что-то свое.
Возможно вам помогут ежедневные короткие встречи / звонки, на которых вы будете обсуждать над какими задачами работаете, какие есть проблемы и нужна ли помощь.
Возможно вам хватит встреч / звонков со всей командой раз в неделю, а также еженедельных 1:1 с Team Lead. Именно такой формат работает в нашей команде.

И немного полезных ссылок

Calendly  — помогает организовать интервью для нескольких человек, при этом не уточняя про свободное время у каждого, а просто видя эту информацию в календаре.

Zoom  — отличное приложение для звонков, хорошо работает даже при большом количестве человек. Также можно делать запись видеозвонков.

Slack  — пока из всего, что мы пробовали, самое удобное место для коммуникаций командой.

Если вы работаете, как внешний рекрутер, почитайте статью о том, как сделать вашу работу более продуктивной.
Если работаете удаленно, вам будет интересно также почитать данную статью.