* Прочтение и первое "переваривание" материала занимает 10-20 минут (протестировано на коллегах :) ). Потому уединитесь сейчас или создайте напоминание в календаре на потом.

[Адженда] на сегодня или каков мой план?

Привет, друзья! Если вы читаете эту статью, значит так или иначе знакомы, а может сталкивались с понятием "time management".

Что ж, начнем. Задайте себе 3 вопроса:

1. Вы доводите до конца все запланированные дела?

2. Получается у вас уделять время себе, работе, семье, друзьям и саморазвитию?

3. Вы целиком довольны собой и своей продуктивностью?

Если на два из трех вопросов вы ответили “да” — пишите мне, и я лично угощу вас кофе в Киеве, Днепре или же Запорожье. Если победил вариант “нет”, то добро пожаловать в статью о мире, балансе, времени, здоровье и любви к себе.

Зачем?

“Интересная штука, тайм менеджмент, я не вижу в нем никакого смысла,” — однажды сказал один мой знакомый. Мы долго спорили о том, зачем этот инструмент человеку и как он увеличивает время в сутках с 24 часов до 48.

На самом деле, техника управления временем помогает сформировать приоритеты, помогает ставить цели и достигать их, эта техника улучшает самодисциплину и концентрацию, она помогает в буквальном смысле видеть и контролировать личное время. Так вы сохраняете спокойствие, вы удовлетворены собой, результатами и достижениями.

Итого, благодаря “time management practice”:

  • увеличивается продуктивность;
  • появляется энергия на задачи;
  • частично уходит стресс и паника;
  • [GTD] or get things done, закрываете больше задач;
  • относитесь спокойней и добродушней к другим;
  • заботитесь о своем психологическом здоровье.

Немножко скуки. Терминология

Поскольку терминология сферы информационных технологий и лексика, заимствованная из английского языка, понятны не для всех, хочу объяснить 5 фраз и слов, с которыми вы столкнетесь в статье.

  1. [GTD] или [get things done] — техника, которая буквально означает “делать (успевать) вещи (задачи)”;

  2. [Time management] — тайм менеджмент — управление временем;

  3. [Tools] — тулзы — инструменты;

  4. [Procrastinating] — прокрастинация — или просто лень;

  5. [Recruiter on remote] — рекрутер на ремоуте — специалист, который занимается подбором персонала и работает удаленно

С чего начать и чем закончить, или основные правила успеха

1. Знайте, куда уходит время.

Посчитайте, сколько времени вы тратите на основные потребности, на соц. сети, на работу, на саморазвитие и на семью. Проследите, куда улетают 168 часов в неделю и что их съедает.

Год назад я поняла, что за 7 дней провожу около 50 часов на Instagram, Facebook, Slack, Telegram, Skype. Выход и решение — отключила уведомления во всех социальных сетях и запланировала себе “social network time”​​ в календаре (30 минут утром и 30 минут вечером).

2. Ставьте цели.

Пропишите себе 5 SMART целей. Как это сделать — найдете тут.

Так вы будете видеть, к чему стремитесь.

3. Приоритезируйте.

Поставьте цели в порядке от 1 до 5, где 1 — самая желанная. Далее, берите больше задач, которые связаны с вашими приоритетами.

4. Планируйте.

Еженедельно составляйте план дел, распределив в какой день и каким вопросом вы будете заниматься.

Каждое утро (15-20 минут) проверяйте дневной список задач, чтобы подготовить себя морально, во сколько и чем вы будете заняты.

5. Составляйте расписание.

Это о Trello, Google calendar и п.4.

6. Делегируйте и умейте говорить нет.

Проработав п.2-5 вы знаете, какая работа для вас важна в первую очередь. Потому 7 раз отмерьте и один раз отрежьте прежде чем ответить “да” на просьбу вашего друга, коллеги или же близкого человека.

Ваши цели — это ваши достижения, ваше счастье и моральное удовлетворение жизнью и результатами.

7. Убирайте мультизадачность.

Она мешает концентрации. Ученые доказали, успешное переключение между задачами возможно, но на это необходимо потратить около 15 минут. Если вы думаете, что после перекура с коллегами, вкусного обеда, разговора по телефону, соц. сетей и т.п. вы сможете тут же вернуться к заполнению отчета, забудьте об этой затее.

8. Делите задания.

Рисуя перед собой карточку “Покорить мир до мая 2025 года” вы видите мечту, но не задачу и не цель. Разбейте мечту на шаги и по мере выполнения вычеркивайте их. Это о прогрессе, это о мелких победах, это о вдохновении.

9. Улучшайте.

Как часто вы анализируете процессы, которые привели вас к успеху или провалу? Раз в неделю перед планированием задач на будущие 7 дней уделите 15 минут вашим результатам и их причинам.

Так вы поймете, что вам помогает оставаться продуктивным, что вам мешает, какие риски могут возникнуть и как их предотвратить и предусмотреть в будущем.

Для того, чтобы учиться на ошибках других, научитесь сначала разбирать и не повторять свои.  

10. Формируйте привычки. И не забывайте о здоровье.

Тайм менеджмент — это привычка, которую необходимо выработать. Возможно у вас уйдет 21 день, а может и 18 месяцев, как в моем случае. Знаю одно, результат стоит усилий!

Вопрос/ответ

Когда знакомые разговаривают со мной о тайм менеджменте, то постоянно возникают уточняющие вопросы: а что, а как, каким образом, сколько раз в день, какие инструменты и т.д.

Далее я прописала ответы на 3 самых распространенных вопроса. Так сказать, берите и пользуйтесь.

1) Какие инструменты использовать?

1. Trello — программа для управления проектами небольших групп, команд и компаний. Менеджеры в IT компания знакомы с этим инструментом, Trello схож с канбан доской, и использует аналогичную парадигму для управления проектами.

Как это выглядит:

а) Моя рабочая открытая для команды доска Trello состоит из колонок:

- to do (задачи на неделю. На каждой карточке ставлю срок выполнения, и рядом с задачей в скобках оцениваю время, которое планирую потратить на процесс),

- in progress (задачи, за которые я уже взялась и которые находятся в работе),

- done (завершенные дела),

- later (то, что не хочу забыть и что необходимо сделать в будущем, заношу в эту колонку),

- basic info (основная информация по работе, доступы, пароли, списки, админки, партнерки),

- goals (мои цели на полгода),

- ideas (идеи, которые приходят в голову и которые готова обсуждать с командой или руководителем).

б) Моя личная доска Trello называется “Goals”. Там я визуализирую свои желания, мечты и цели. Колонки: Family, Travel, Friends, Career, Self-Development, Finances, Health, Entertain. К карточкам помимо сроков выполнения прикреплены картинки. В каждой карточке есть описание того, как я вижу эту мечту.


2. Google calendar — правая рука. После того, как задачи попали в Trello, в колонку “to do”, приобрели по предварительной оценке свои временные рамки, они отправляются в гугл календарь. Каждую неделю в Гугл календаре я планирую все активности (учитывая соц. сети). Выглядит это вот так:

Чтобы не путать 2 работы, личные дела и семью, все задачи в календаре распределены на 4 цвета.

* зеленый — все, что связано с английским, преподаванием, переводами и моими студентами + социальные активности.

* синий — EvoTalents. Все активности, связанные с командой я отмечаю этим цветом.

* фиолетовый (темный) — моё развитие. Это тренировки в зале, тверк и танцы, чтение книг и самообразование.

* фиолетовый (светлый) — личная жизнь, концерты, встречи, все, что связано с домом.

3. Notebook или планер — идеальный инструмент для тех, кто предпочитает блокноты и бумагу, современной технике.

Предлагаю вам несколько вариантов:

a) Planner lover — SMM book, Planner guide, стикеры и скрепки.

b) tse_tobi — Instagram страничка, на которой можно заказать “Твої особливі речі на кожен день”. Чудесные вещи станут прекрасным подарком под новогоднюю елку!

c) Chiori Shop — Instagram страничка с канцелярией, нужными подарками, товарами для дома и путешествий. Мило же, ну!

d) Kraft Planner "Yes, I Can" — относительно недорогой ежедневник с отрывными страницами в прозрачной обложке.  

e) Sundays planner — магазин в Facebook, недатированные планеры на 60 недель.

4Todoist — это +1 к программам для управления делами. Все задачи можно помещать в проекты, сортировать по фильтрам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать, разделять с другими пользователями. Задачи также могут содержать заметки с файлами любого типа. Есть бесплатная версия, которой будет достаточно для любительского пользования.

2) Что почитать?

Для начала, предлагаю вам пройти уроки по ТМ вот тут. По ссылке вы найдете основы ТМ, урок по целеполаганию, планированию, системам ТМ, а также описание парочки инструментов, рекомендаций и приемов.

Пару месяцев назад коллеги рекрутеры делились видением тайм менеджмента. Люда, прописала по часам “Один день из жизни рекрутера”,  Марина описала как планирует цели.

3) Чего стоит опасаться?

- лень — противное чувство. Помните, необходимо очень быстро бежать, чтобы не оставаться на месте.

- отсутствие планирования — составьте свой первый план на день, выполните все задачи из него. Тогда будет виден результат и продуктивность. Мелкие победы вдохновляют.

- отсутствие приоритетов. Мало прописать, чего вы хотите достичь. Приоритезируйте, что будет первым, а что можно оставить на закуску. Таким образом станет понятно, какие задачи критичны, а от каких можно отказаться и не взваливать на плечи паровозик из нескончаемых дел, которые не приносят ни капли радости. Учитывайте время на обед, на переезды, на сон, на отдых. Всегда что-то может пойти не так.

- неэффективное планирование задач — это о рисках и правильном распределении вашего времени. Мой совет — используйте принцип 60/40. 40% вашего календаря должно быть пусто. И вы остаетесь гибки во времени, в расписании и в задачах.

- недоотдых. Уделяйте время себе, семье и своему внутреннему здоровью. Работа работой, а перерывы никто не отменял.

Важно стартовать запуски идеи или желания в первые 3 дня, иначе потом рутина съест вашу мечту и вы потеряете первый зажигающий энтузиазм. Как говорил Генри Форд: “Ничто не может быть сложным, если разбить задачу на мелкие части.” Руководствуясь этим правилом, ставьте себе задачи, разбивайте их на реальные, достижимые шаги, беритесь и делайте!

Если после статьи вы хотите пообщаться лично, дать совет или спросить рекомендацию у меня, то такая возможность есть! Вот ссылка на мой календарь. Смело бронируйте и назначайте время для нашего 15 минутного разговора по скайп! И до встречи онлайн :)