* Прочитання та перше "перетравлення" матеріалу займає 10-20 хвилин (протестовано на колегах :) ). Тому усамітніться зараз або створіть нагадування у календарі на потім.

[Адженда] на сьогодні або який мій план?

Привіт, друзі! Якщо ви читаєте цю статтю, то так чи інакше знайомі, а можливо стикалися з поняттям "time management".

Що ж, почнемо. Поставте собі 3 питання:

1. Ви доводите до кінця усі заплановані справи?

2. Чи виходить у вас приділяти час собі, роботі, сім'ї, друзям та саморозвитку?

3. Ви цілком задоволені собою та своєю продуктивністю?

Якщо на два з трьох питань ви відповіли “так” – пишіть мені, і я особисто пригощу вас кавою у Києві, Дніпрі чи Запоріжжі. Якщо ж переміг варіант “ні”, то ласкаво просимо до статті про мир, баланс, час, здоров'я та любов до себе.

Навіщо?

"Цікава штука тайм менеджмент, я не бачу в ньому ніякого сенсу," - якось сказав один мій знайомий. Ми довго сперечалися про те, навіщо цей інструмент людині та як вона збільшує час на добу з 24 до 48 годин.

Насправді, техніка управління часом допомагає сформувати пріоритети, допомагає ставити цілі та досягати їх, ця техніка покращує самодисципліну та концентрацію, вона допомагає в буквальному розумінні бачити та контролювати особистий час. Так ви зберігаєте спокій, ви задоволені собою, результатами та досягненнями.

Отже, завдяки “time management practice”:

• збільшується продуктивність;
• з'являється енергія на задачі;
• частково йде стрес та паніка;
• [GTD] or get things done, закриваєте більше завдань;
• ставитеся спокійніше і добродушніше до інших;
• піклуєтеся про своє психологічне здоров'я.

Трохи нудьги. Термінологія

Оскільки термінологія та лексика сфери інформаційних технологій, що запозичені з англійської мови, зрозумілі не для всіх, хочу пояснити 5 фраз та слів, з якими ви зіткнетеся у статті.

1. [GTD] або [get things done] - техніка, яка буквально означає "робити (встигати) речі (завдання)";
2. [Time management] - тайм менеджмент - управління часом;
3. [Tools] – тулзи – інструменти;
4. [Procrastinating] - прокрастинація - або просто ліньки;
5. [Recruiter on remote] - рекрутер на ремоуті - спеціаліст, який займається підбором персоналу та працює віддалено.

З чого почати та чим закінчити або основні правила успіху

1. Знайте, куди йде час.

Порахуйте, скільки часу ви витрачаєте на основні потреби, на соціальні мережі, на роботу, на саморозвиток та родину. Прослідкуйте, куди відлітають 168 годин на тиждень та що їх з'їдає.

Рік тому я зрозуміла, що за 7 днів проводжу близько 50 годин у Instagram, Facebook, Slack, Telegram, Skype. Вихід та рішення - відключила повідомлення у всіх соціальних мережах й запланувала собі "social network time" у календарі (30 хвилин вранці та 30 хвилин увечері).

2. Ставте цілі.

Пропишіть собі 5 SMART цілей. Як це зробити - знайдете тут.

Так ви будете бачити, чого прагнете.

3. Пріоритезуйте.

Поставте цілі в порядку від 1 до 5, де 1 найбажаніша. Далі беріть більше завдань, пов'язаних із вашими пріоритетами.

4. Плануйте.

Щотижня складайте план справ, розподыливши у який день і яким питанням ви будете займатися.

Щоранку (15-20 хвилин) перевіряйте денний список завдань, щоб підготувати себе морально, у який час та чим ви будете зайняті.

5. Складайте розклад.

Це про Trello, Google calendar та п.4.

6. Делегуйте та вмійте говорити ні.

Пропрацювавши п.2-5, ви знаєте, яка робота для вас важлива в першу чергу. Тому 7 разів відміряйте і один раз відріжте перш ніж відповісти "так" на прохання вашого друга, колеги або близької людини.

Ваші цілі – це ваші досягнення, ваше щастя та моральне задоволення життям та результатами.

7. Прибирайте мультизадачність.

Вона заважає концентрації. Вчені довели, що успішне перемикання між завданнями можливе, але на це необхідно витратити близько 15 хвилин. Якщо ви вважаєте, що після перекуру з колегами, смачного обіду, розмови по телефону, соц. мереж тощо ви зможете відразу повернутися до заповнення звіту, забудьте про цю витівку.

8. Діліть завдання.

Малюючи перед собою картку "Підкорити світ до травня 2025 року" ви бачите мрію, але не завдання та не мету. Розбийте мрію на кроки та по мірі виконання викреслюйте їх. Це про прогрес, це про дрібні перемоги, це про натхнення.

9. Поліпшуйте.

Як часто ви аналізуєте процеси, що привели вас до успіху чи провалу? Раз на тиждень перед плануванням завдань на майбутні 7 днів приділіть 15 хвилин вашим результатам та їх причинам.

Так ви зрозумієте, що вам допомагає залишатися продуктивним, що вам заважає, які ризики можуть виникнути та як їх уникнути й передбачити у майбутньому.

Для того, щоб навчатися на помилках інших, навчіться спочатку розбирати і не повторювати свої.

10. Формуйте звички. Та не забувайте про здоров'я.

Тайм менеджмент - це звичка, яку необхідно виробити. Можливо на це у вас піде 21 день, а можливо й 18 місяців, як у моєму випадку. Знаю одне - результат вартий зусиль!

Питання/відповідь

Коли знайомі розмовляють зі мною про тайм менеджменті, то постійно виникають уточнюючі питання: а що, а як, яким чином, скільки разів на день, які інструменти тощо.

Далі я прописала відповіді на 3 найпоширеніші питання. Так би мовити, беріть та користуйтеся.

1) Які інструменти використовувати?

1. Trello — програма для управління проектами невеликих груп, команд та компаній. Менеджери в IT компаніях знайомі з цим інструментом, Trello схожий на канбан дошкою і використовує аналогічну парадигму для управління проектами.

Як це виглядає:

а) Моя робоча, відкрита для команди, дошка Trello складається з колонок:

- to do (завдання на тиждень. На кожній картці ставлю термін виконання і поруч із завданням у дужках оцінюю час, який планую витратити на процес),

- in progress (завдання, за які я вже взялася та які знаходяться у роботі),

- done (завершені справи),

- later (те, що не хочу забути і що необхідно зробити у майбутньому, заношу в цю колонку),

- basic info (основна інформація по роботі, доступи, паролі, переліки, адмінки, партнерки),

- goals (мої цілі на півроку),

- ideas (ідеї, які спадають на думку та які готові обговорювати з командою чи керівником).

б) Моя дошка Trello називається “Goals”. Там я візуалізую свої бажання, мрії та цілі. Колонки: Family, Travel, Friends, Career, Self-Development, Finances, Health, Entertain. До карток, крім термінів виконання, прикріплено малюнки. Кожна картка має опис того, як я бачу цю мрію.

2. Google calendar – права рука. Після того, як завдання потрапили в Trello, у колонку “to do”, набули за попередньою оцінкою свої часові рамки, вони вирушають до гугл календаря. Щотижня в Google календарі я планую всі активності (враховуючи соц. мережі). Виглядає це так:

Щоб не плутати дві роботи, особисті справи та сім'ю, усі завдання у календарі розподілені на 4 кольори.

* зелений — усе, що пов'язане з англійською, викладанням, перекладами та моїми студентами + соціальні активності.

* синій — EvoTalents. Усі активності, пов'язані з командою, я позначаю цим кольором.

* фіолетовий (темний) — мій розвиток. Це тренування у залі, тверк та танці, читання книг та самоосвіта.

* фіолетовий (світлий) — особисте життя, концерти, зустрічі, усе, що пов'язано з домівкою.

3. Notebook або планер - ідеальний інструмент для тих, хто надає перевагу блокнотам і паперу.

Пропоную вам кілька варіантів:

a) Planner lover — SMM book, Planner guide, стікери та скріпки.

b) tse_tobi — Instagram сторінка, на якій можна замовити "Твої особливі речі на кожен день". Дивовижні речі стануть чудовим подарунком під новорічну ялинку!

c) Chiori Shop —Instagram сторінка з канцелярією, потрібними подарунками, товарами для дому та подорожей. Мило ж, ну!

d) Kraft Planner "Yes, I Can" — відносно недорогий щоденник із відривними сторінками у прозорій обкладинці.

e) Sundays planner — магазин у Facebook, недатовані планери на 60 тижнів.

4. Todoist — це +1 до програм для керування справами. Всі завдання можна поміщати в проекти, сортувати за фільтрами, надавати їм мітки, редагувати та експортувати, розділяти з іншими користувачами. Завдання також можуть містити нотатки з файлами будь-якого типу. Є безкоштовна версія, якої буде достатньо для аматорського користування.

2) Що почитати?

Для початку, пропоную вам пройти уроки з ТМ ось тут. За посиланням ви знайдете основи ТМ, урок з цілепокладання, планування, систем ТМ, а також опис парочки інструментів, рекомендацій та прийомів.

Кілька місяців тому колеги рекрутери ділилися баченням тайм менеджменту. Люда розписала по годинам “Один день із життя рекрутера”,  Марина описала як планує цілі.

3) Чого варто побоюватись?

- ліні - неприємне почуття. Пам'ятайте, що необхідно дуже швидко бігти, щоб не залишатися на місці.

- відсутності планування - складіть свій перший план на день, виконайте всі завдання з нього. Тоді буде видно результат та продуктивність. Дрібні перемоги надихають.

- відсутності пріоритетів. Мало прописати, чого ви хочете досягти. Пріоритезуйте, що буде першим, а що можна залишити на закуску. Таким чином стане зрозуміло, які завдання критичні, а від яких можна відмовитись та не звалювати на плечі паровозик із нескінченних справ, які не приносять жодної краплі радості. Враховуйте час на обід, переїзди, сон, відпочинок. Завжди щось може піти не так.

- неефективного планування завдань - це про ризики та правильний розподіл вашого часу. Моя порада – використовуйте принцип 60/40. 40% вашого календаря має бути порожнім. І ви залишаєтеся гнучкими у часі, у розкладі та у завданнях.

- невідпочинку. Приділяйте час собі, сім'ї та своєму внутрішньому здоров'ю. Робота роботою, а перерви ніхто не скасовував.

Важливо починати запуски ідеї чи бажання у перші 3 дні, інакше потім рутина з'їсть вашу мрію і ви втратите перший ентузіазм, що запалює. Як казав Генрі Форд: "Ніщо не може бути складним, якщо розбити завдання на дрібні частини". Керуючись цим правилом, ставте собі завдання, розбивайте їх на реальні кроки, беріться і робіть!

Якщо після статті ви хочете поспілкуватись особисто, дати пораду чи запитати рекомендацію у мене, то така можливість є! Ось посилання на мій календар. Сміливо бронюйте і призначайте час для нашої 15-хвилинної розмови по скайп! І до зустрічі онлайн:)

Автор статті: Маргарита Підлісна