Командні мітинги – це про комунікацію, вирішення нагальних питань та можливості "синхронізуватися". Але що, якщо ваші мітинги стали нагадувати хаотичне спілкування і залишають почуття марно витраченого часу? Потрібно терміново це виправляти!
Минулого року наша команда EvoTalents (нагадаємо, що ми – IT рекрутингова агенція з віддалено-розподіленою командою) зіштовхнулась із кількома проблемами під час мітингів:
- Загальні дзвінки, 1:1, мітинги виходили за таймінг. У результаті з'являлася невизначеність у плануванні наступних дзвінків;
- Учасники дзвінків нерівномірно брали участь: хтось говорив більше, а хтось "відмовчувався". Нам хотілося залучати всіх учасників, особливо під час обговорення питань, що впливали на всю команду;
- Мітинги з хаотичною аджендою, коли учасники, навпаки, говорили навперебій "про все і ні про що";
- Презентації з knowledge sharing займали занадто багато часу – від півтори до двох годин;
- Відсутність follow-ups після загальних дзвінків.
Щоб зробити наші мітинги корисними, ми провели вебінар з Іллею Рябцевим, Director of Product Development в Oracle. Ділимося нашими нотатками та сподіваємось бути корисними!
1. Модерація мітинга
В ідеалі модератор – це окрема роль у мітингу. Модератор стежить, щоб учасники дотримувалися адженди, не виходили за таймінг, поступово залучалися до обговорення. По суті, модератор не зацікавлений у дискусії й присвячує себе модерації, а не участі. Проте досвідчений модератор також може давати собі слово та контролювати дискусію.
Якщо потрібно, модератор може зупинити учасника та дати слово іншим або розпочати обговорення нової теми. Для модератора немає правила "Перебивати – неввічливо" :)
Кому краще віддати роль модератора? Якщо в команді хтось виявляє ініціативу та хоче взяти цю роль на себе, чудово! Також можна передавати роль модератора кожному члену команди по черзі.
Функції модератора на мітингу:
- Переконатися, що мету та завдання обговорення чітко окреслено.
- Переконатися, що повідомлення або питання промовця відповідає меті. Якщо модератору незрозуміло, він може зупинити учасника та уточнити, чи співвідноситься його меседж із метою.
- Дати слово тим, хто хоче висловитись. Наприклад, можна домовитись про сигнал: піднята рука або питання в чаті допоможуть модератору це зрозуміти.
- Слідкувати за таймінгом та нагадувати цілі та завдання учасникам, якщо потрібно.
- Резюмувати мітинг узагальнюючи, але не спотворюючи сенсу. Якщо модератор має сумнів, що сенс переданий правильно, краще перепитати.
Інструменти модерації:
Для себе ми виділяємо декілька інструментів.
По-перше, корисно ділитися екраном, де у вигляді mind map або нотаток будуть записані цілі, завдання та підсумки мітингу, і кожен учасник зможе переглянути їх у будь-який момент зборів.
По-друге, для запитань ми домовляємося про руку в Zoom або повідомлення в чаті. Не обов'язково одразу відповідати на запитання, головне, зафіксувати його, щоб повернутися пізніше і не забути обговорити.
Просте правило, про яке багато хто забуває - м'ютити звук у себе, щоб інші не відволікалися. За потреби, примусовий м'ют інших учасників для комфорту останніх.
І, звичайно, Meeting notes. Зіткнулися з тим, що після мітингу складно згадати та записати все найважливіше, що на ньому було? Лайфхак: робити нотатки під час мітингу та фіналізувати їх після зустрічі.
2. Управління таймінгом
Напевно, ви теж стикалися з цим: спочатку всі учасники довго розгойдуються, потім довго закінчують розмову. У результаті мітинг затягується за часом, а до обговорення справ можна і не дійти.
Щоб вирішити дилему: "дозволяти розкутість у дискусії або суворо контролювати розмову", Ілля радить застосовувати кілька прийомів:
Створити регламент зустрічі. Важливо визнати, що ідеальної формули проведення мітингу немає й важливо дивитися щодо ситуації. Якщо ми бачимо, що команда затягує мітинг, ми переходимо до наступного питання і навпаки: якщо команда не залучається, то дозволяємо спілкуватися більш розкуто.
Виділити початок мітингу під неформальне спілкування. Як правило, перші 5 хвилин мітингу йде на збір усіх членів команди. Таким чином, початок мітингу можна приділити для неформального спілкування та small talk.
Структурувати своє повідомлення. Ви чули про принцип піраміди Мінто? Барбара Мінто описала підхід до ділового спілкування, в якому повідомлення слідує структурі:
- Головне – на початку. Так ми гарантовано встигнемо озвучити головну думку та принесемо користь, навіть якщо мітинг затягнеться чи перерветься.
- Деталі залишаємо після головної, вступної частини. Деталізуємо наше повідомлення за необхідності та наявності вільного часу.
Розділяти питання щодо ресурсу. Уявімо, що тема обговорюється вперше чи дискусія спірна. Як бути, якщо учасники ставлять багато запитань? У такому разі краще залишити питання, які вимагають більше часу, наприкінці мітингу та відповідати на короткі запитання під час спілкування.
Підбивати підсумки заздалегідь. Кінець мітингу передбачає підбиття підсумків. Важливо пам'ятати, що на резюмування теж потрібен час. Починаємо резюмувати за 5-10 хвилин а не після закінчення мітингу.
3.Залучення учасників
Для початку варто визнати, що нерівномірна залученність – це нормально :) У кожній команді є люди, які люблять висловлювати свою думку, а є ті, хто приєднуються до вже висловленої думки.
Крім того, бувають різні причини, з яких учасники мітингу вважають за краще мовчати. Наприклад, поки вдалося дочекатися своєї черги – забув, що сказав. У такому разі корисно робити нотатки або одразу ж писати питання в чат.
Іноді почуття такту ("Мітинги і так затягуються, що я говоритиму?") не дає висловити свою думку. Щоб впоратися з цим, можна спробувати модерувати мітинг самому, аби покращити особисту та командну самоорганізацію. Використання принципу піраміди Мінто теж стане в нагоді, щоб встигнути донести ключову думку
Коли здається, що вашу думку вже хтось сказав, не завадить резюмувати свій вислів – може виявлятися, що ви неправильно зрозуміли співрозмовника або додасте щось від себе в дискусію.
Висновки
Поширені причини, через які затягуються мітинги, це дисбаланс між розкутістю у спілкуванні (коли починається "хаос" і всі забувають про адженду) та контролем (учасники не висловлюються і почуваються сковано).
Які кроки допомагають покращити мітинги:
- Ввести окрему роль модератора, який направлятиме учасників.
- Будувати повідомлення та адженду з піраміди Мінто: від найголовнішого до деталей.
- Керувати таймінгом. Розділяти час на "побалакати" та у справі, чітко позначити перехід до обговорення та час для нього та попередньо озвучити адженду.
- Проводити ретроспективу. Давати оцінку корисності мітингу, для цього зручно користуватися шкалою. Крім того, давати зворотний зв'язок модератору: відзначити плюси та запропонувати, що можна покращити.
Не бійтеся експериментувати та пробувати інструменти, які будуть працювати саме для вашої команди.
