Как продуктивно проводить митинги: 3 правила EvoTalents Team

Марина Завийборода
Марина Завийборода 18 августа 2020 г.

Командные митинги – это о коммуникации, решении насущных вопросов и возможности "синхронизироваться". Но что, если ваши митинги стали напоминать хаотичное общение и оставляют чувство впустую потраченного времени? Нужно срочно это исправлять!

В прошлом году наша команда EvoTalents столкнулась с несколькими проблемами во время митингов:

  • Общие звонки, 1:1 митинги выходили за тайминг. В результате, появлялась неопределенность в планировании следующих звонков;
  • Участники звонков неравномерно принимали участие: кто-то говорил больше, а кто-то "отмалчивался". Нам хотелось вовлекать всех участников, особенно при обсуждении вопросов, которые влияли на всю команду;
  • Митинги с хаотичной аджендой, когда участники, наоборот, говорили наперебой "обо всем и ни о чем";
  • Презентации по knowledge sharing занимали слишком много времени – от полутора до двух часов;
  • Отсутствие follow-ups после общих звонков.

Чтобы сделать наши митинги полезными, мы провели вебинар с Ильей Рябцевым, Director of Product Development в Oracle. Делимся нашими заметками и надеемся быть полезными!

1. Модерация митинга 

В идеале, модератор – это отдельная роль в митинге. Модератор следит за тем, чтобы участники придерживались адженды, не выходили за тайминг, равномерно вовлекались в обсуждение. В идеале, модератор  не заинтересован в дискуссии и посвящает себя модерации, а не участию. Тем не менее, опытный модератор также может давать себе слово и контролировать дискуссию. 

Если нужно, модератор может остановить участника и дать слово другим или начать обсуждение новой темы. Для модератора нет правила "Перебивать – невежливо" :)

Кому лучше отдать роль модератора? Если в команде кто-то проявляет инициативу и хочет взять эту роль на себя, замечательно! Также можно передавать роль модератора каждому члену команды по очереди.

Функции модератора на митинге:

  • Убедиться, что цель и задача обсуждения четко обозначены.
  • Убедиться, что сообщение или вопрос говорящего соответствует цели. Если модератору непонятно, он может остановить участника и уточнить, соотносится ли его месседж с целью. 
  • Дать слово тем, кто хочет выразиться. Например, можно договориться о сигнале: поднятая рука или вопрос в чате помогут модератору это понять.
  • Следить за таймингом и напоминать цели и задачи участникам, если нужно.
  • Резюмировать митинг обобщая, но не искажая смысл. Если у модератора есть сомнение, что смысл передан правильно, лучше переспросить.

Инструменты модерации:

Для себя мы выделяем несколько инструментов. 

Во-первых, полезно делиться экраном, где в виде mind map или заметок будут записаны цели, задачи и итоги митинга и каждый участник сможет просмотреть их в любой момент собрания. 

Во-вторых, для вопросов мы договариваемся о руке в Zoom или сообщении в чате. Не обязательно сразу же отвечать на вопрос, главное, зафиксировать его, чтобы вернуться позже и не забыть обсудить.

Простое правило, о котором многие забывают – мьютить звук у себя, чтобы другие не отвлекались. При необходимости, принудительный мьют других участников для комфорта остальных.

И, конечно же, Meeting notes. Сталкивались с тем, что после митинга сложно вспомнить и записать все самое важное, что на нем было? Лайфхак: делать заметки по ходу митинга и финализировать их после встречи. 

2. Управление таймингом

Наверное, вы тоже сталкивались с этим: сначала все участники долго "раскачиваются", потом долго заканчивают разговор. В итоге митинг затягивается по времени, а до обсуждения насущных дел можно и не дойти.

Чтобы решить дилемму: "позволять раскованность в дискуссии или строго контролировать разговор", Илья советует применять несколько приемов:

Создать регламент встречи. Важно признать, что идеальной формулы проведения митинга нет и важно смотреть по ситуации. Если мы видим, что команда затягивает митинг, мы переходим к следующему вопросу и наоборот: если команда не вовлекается, позволяем общаться более раскованно.

Выделить начало митинга под неформальное общение. Как правило, первые 5 минут митинга уходит на сбор всех членов команды. Таким образом, начало митинга можно уделить для неформального общения и small talk.

Структурировать свое сообщение. Слышали о принципе пирамиды Минто? Барбара Минто описала подход к деловому общению, в котором сообщение следует структуре:

  • Главное – в начале. Так мы гарантированно успеваем озвучить главную мысль и принесем пользу, даже если митинг затянется или прервется.
  • Детали оставляем после главной, вводной части. Детализируем наше сообщение по мере необходимости и наличии свободного времени.

Разделять вопросы по ресурсу. Представим себе, что тема обсуждается впервые или дискуссия спорная. Как быть, если участники задают много вопросов? В таком случае, лучше оставить вопросы, которые требуют больше времени, в конец митинга и отвечать на короткие вопросы в ходе общения.

Подводить итоги заранее. Конец митинга предполагает подведение итогов. Важно помнить, что на резюмирование тоже нужно время. Начинаем резюмировать за 5-10 минут, не после окончания митинга. 

3. Вовлечение участников

Для начала, стоит признать, что неравномерное вовлечение – это нормально :) В каждой команде есть люди, которые любят высказывать свое мнение, а есть те, кто присоединяются к уже высказанному мнению.

Кроме того, бывают разные причины, по которым участники митинга предпочитают молчать. Например, пока получилось дождаться своей очереди – забыл, что сказал. В таком случае полезно делать заметки или сразу же написать вопрос в чат.

Иногда чувство такта ("Митинги и так затягиваются, что я буду говорить?") не дает высказать свое мнение. Чтобы справиться с этим, можно попробовать модерировать митинг самому, чтобы улучшить личную и командную самоорганизацию. Использование принципа пирамиды Минто тоже пригодится, чтобы успеть донести ключевую мысль

Когда кажется, что вашу мысль уже кто-то сказал, не помешает резюмировать свое высказывание – может оказываться, что вы неправильно поняли собеседника или добавите что-то от себя в дискуссию.

Выводы

Распространенные причины, по которым затягиваются митинги, это дисбаланс между раскованностью в общении (когда начинается "хаос" и все забывают про адженду) и контролем (участники не высказываются и чувствуют себя скованно).

Какие шаги помогают улучшить митинги:

  • Ввести отдельную роль модератора, который будет направлять участников.
  • Строить сообщения и адженду по пирамиде Минто: от самого главного к деталям.
  • Управлять таймингом. Разделять время на "поболтать" и по делу, четко обозначить переход к обсуждению и время для него и предварительно озвучивать адженду.
  • Проводить ретроспективу. Давать оценку полезности митинга, для этого удобно пользоваться шкалой. Кроме того, давать обратную связь модератору: отметить плюсы и предложить, что можно улучшить.

Не бойтесь экспериментировать и пробовать инструменты, которые будут работать именно для вашей команды.