Робота з асистентом. Як найняти правильну людину та побудувати процес співпраці
На звʼязку Олена, засновниця EvoTalents! Мене часто запитують: як найняти асистента, які задачі передавати та як оптимізувати роботу з ним. Маючи вже третього асистента, я побудувала процес таким чином, що мій попередній асистент повністю здійснив найм останнього, передавши йому всі завдання. Я лише провела фінальну співбесіду. Вже три людини, які були на моїх консультаціях, успішно впровадили цю схему і у себе.
Початок: визначення задач для асистента
Перше, що потрібно зробити, – зрозуміти, які саме задачі передавати. Часто люди запитують інших підприємців: які задачі вони передають своїм асистентам. Я рекомендую на початку виписати всі свої задачі та відмітити, що саме ви хочете передати новій людині та скільки на виконання цих задач піде часу, а також виписати задачі, які ви не встигаєте робити, але вони також важливі. Моя таблиця вам в цьому допоможе. Таким чином ви визначите, яка саме людина вам потрібна, які задачі ви бажаєте делегувати та чи потрібен вам асистент на повний робочий день чи на часткову зайнятість.
Найм асистента
На основі попереднього кроку ви вже можете зрозуміти, який профіль кандидата вам потрібен та сформувати опис вакансії.
Моя стратегія пошуку асистента включає у себе такі етапи:
- Максимальне розповсюдження опису вакансії [джоб-борди, соціальні мережі, професійні чати];
- Заповнення кандидатами анкети;
- Перша співбесіда з 3-5 максимально релевантними кандидатами;
- Виконання тестового завдання;
- Фінальна співбесіда і оффер кандидату.
Таким чином на найм кандидата витрачається мінімальна кількість часу.
Адаптація асистента та організація роботи
Адаптація нової людини починається ще до її приходу з формування посадової інструкції. В цій інструкції мають бути описані:
- ціль позиції;
- очікуваний результат;
- обов'язки [через дії та результати];
- регулярні задачі [щоденні, щотижневі, щомісячні];
- успішні дії та поширені помилки;
- необхідні доступи та контакти;
- посилання на інші інструкції / документи.
Нижче приклад такого гайду у мене:
Перший крок адаптації асистента - це вивчення та обговорення цієї посадової інструкції. Це допоможе уникнути непорозумінь та забезпечить розуміння того, які завдання і коли треба виконувати, та якого результату роботи ми очікуємо від нової людини.
Також для нерегулярних задач ми з асистентом використовуємо Trello-дошку. Там я відмічаю приоритет задачі, можу вказувати час, до якого важливо виконати задачу, відмічаю до якого проекту вона повинна бути виконана.
Дрібні задачи я зазвичай прописую в моменті в телеграм чи надиктовую голосовими повідомленнями.
Також кожен вечір асистент надсилає мені звіт в телеграмі з інформацією: що вона зробила сьогодні, які плани на наступний день та запитання/коментарі.
Таким чином упродовж дня асистент пише мені тільки якщо є термінові питання. Все інше додає в звіт. В Trello наприкінці дня я перевіряю виконані задачі.
Зворотній зв'язок та оптимізація
Особливо на початку роботи важливо давати зворотній зв'язок і вносити корективи в процес. Якщо виникають проблеми, проговорюйте це в моменті та при необхідності створюйте інструкції для уникнення подібних ситуацій у майбутньому.
Наприклад, у мене були проблеми з надмірною кількістю дзвінків на день. Я створила інструкцію щодо управління моїм календарем, де вказала:
- що в мене обов'язково має бути обідня перерва;
- дзвінки мають тривати не менше 45 хвилин;
- я проводжу максимум 6 дзвінків на день.
Таким чином, ми налагодили процес на майбутнє.
Висновок
Оптимізація роботи з асистентом потребує часу і зусиль на початковому етапі, але згодом цей процес працюватиме на вас. Важливо правильно визначити завдання, найняти відповідну людину, організувати адаптацію та постійно оптимізувати робочі процеси. Це допоможе вам ефективніше керувати своїм бізнесом та досягати поставлених цілей.
