Работа с ассистентом. Как нанять правильного человека и построить процесс сотрудничества
На связи Елена, основательница EvoTalents! Меня часто спрашивают: как нанять ассистента, какие задачи передавать и как оптимизировать работу с ним. Имея уже третьего ассистента, я построила процесс таким образом, что мой предыдущий ассистент полностью совершил найм последнего, передав ему все задачи. Я только провела финальное собеседование. Уже три человека, которые были на моих консультациях, успешно внедрили эту схему себе.
Начало: определение задач для ассистента
Первое, что нужно сделать – понять, какие именно задачи передавать. Часто люди спрашивают у других предпринимателей: какие задачи они передают своим ассистентам. Я рекомендую сначала выписать все свои задачи и отметить, что именно вы хотите передать новому человеку и сколько на выполнение этих задач уйдет времени, а также выписать задачи, которые вы не успеваете делать, но они также важны. Моя таблица вам в этом поможет. Таким образом, вы определите, какой именно человек вам нужен, какие задачи вы хотите делегировать и нужен ли вам ассистент на полный рабочий день или на частичную занятость.
Найм ассистента
На основе предыдущего шага вы можете понять, какой профиль кандидата вам нужен и сформировать описание вакансии.
Моя стратегия поиска ассистента включает в себя следующие этапы:
- Максимальное распространение описания вакансии [джоб-борды, социальные сети, профессиональные чаты];
- Заполнение кандидатами анкеты;
- Первое собеседование с 3-5 максимально релевантными кандидатами;
- Выполнение тестового задания;
- Финальное собеседование и оффер кандидата.
Таким образом, на найм кандидата тратится минимальное количество времени.
Адаптация ассистента и организация работы
Адаптация нового человека начинается еще до его прихода с формирования должностной инструкции. В этой инструкции должны быть описаны:
- цель позиции;
- ожидаемый результат;
- обязанности [через действия и результаты];
- регулярные задачи [ежедневные, еженедельные, ежемесячные];
- успешные действия и распространенные ошибки;
- необходимые доступы и контакты;
- ссылки на другие инструкции/документы.
Ниже пример такого гайда у меня:
Первый шаг адаптации ассистента – это изучение и обсуждение этой должностной инструкции. Это поможет избежать недоразумений и обеспечит понимание того, какие задачи и когда нужно выполнять, и какого результата работы мы ожидаем от нового человека.
Также для нерегулярных задач мы с ассистентом используем Trello-доску. Там я отмечаю приоритет задачи, могу указывать время, до которого важно выполнить задачу, отмечаю, к какому проекту она должна быть выполнена.
Мелкие задачи я обычно прописываю в моменте в телеграмм или надиктую голосовыми сообщениями.
Также каждый вечер ассистент посылает мне отчет в телеграмме с информацией: что она сделала сегодня, какие планы на следующий день и вопросы/комментарии.
Таким образом, в течение дня ассистент пишет мне только если есть срочные вопросы. Все остальное добавляет в отчет. В Trello в конце дня я проверяю выполненные задачи.
Обратная связь и оптимизация
Особенно в начале работы важно давать обратную связь и вносить коррективы в процесс. Если возникают проблемы, проговаривайте это в моменте и при необходимости создавайте инструкции во избежание подобных ситуаций в будущем.
К примеру, у меня были проблемы с чрезмерным количеством звонков в день. Я создала инструкцию по управлению моим календарем, где указала:
- что у меня обязательно должен быть обеденный перерыв;
- звонки должны длиться не менее 45 минут;
- я провожу максимум 6 звонков в день.
Таким образом мы наладили процесс на будущее.
Вывод
Оптимизация работы с ассистентом требует времени и усилий на начальном этапе, но впоследствии этот процесс будет работать на вас. Важно правильно определить задачи, нанять человека, организовать адаптацию и постоянно оптимизировать рабочие процессы. Это поможет вам эффективно управлять своим бизнесом и достигать поставленных целей.
